Questions d’entretiens pour le poste de Administrative Assistant


Questions d'entretiens pour le poste de Administrative Assistant

Si vous vous demandez quelles questions sont posées lors d’un entretien avec un assistant administratif, cet article est pour vous.

Peu importe dans quelle industrie vous vous trouvez, il y en a Questions d’entretien de common administrative assistant qui va vous être demandé – et ils peuvent être le facteur décisif dans votre recherche d’emploi. Nous allons donc voir comment répondre à ces questions tout en faisant des erreurs qui peuvent vous coûter le rôle!

Ensuite, nous verrons également comment se préparer à un entretien d’assistante administrative dans l’ensemble, y compris: ce à quoi vous devez vous attendre, ce que vous devez porter, quelles questions leur poser, et plus encore. Assurez-vous donc de lire jusqu’à la fin!

Commençons…

Questions d’entretiens pour le poste de Common Administrative Assistant

Décrivez votre expérience administrative

C’est la première chose dont l’intervieweur voudra entendre parler (en plus de demander peut-être «Parlez-moi de vous» en tant que brise-glace). Soyez donc prêt à fournir des détails sur ce que vous avez fait récemment en tant qu’administrateur.

Ou si vous n’avez pas ce type d’expérience, préparez-vous à parler de ce que vous avez fait de plus similaire. Dans ce cas, vous devez dire: «Je n’ai pas cette expérience exacte, mais…», puis partager l’expérience pertinente que vous avez (comme travailler avec des clients, gérer des projets, etc.)

Pourquoi réussiriez-vous dans ce poste?

Ensuite, l’employeur est susceptible de poser une ou deux questions sur les raisons pour lesquelles vous êtes certain de bien jouer votre rôle.

Ils pourraient demander très directement, comme: «Pourquoi devrais-je vous embaucher?» ou ils peuvent le formuler différemment.

Soyez confiant et répondez directement. Ce n’est pas le moment d’être timide ou humble. Votre réponse devrait ressembler à ceci:

«Vous devriez m’engager parce que j’ai une formation en ___ et ___ et que je fais cela depuis X ans. Dans mon dernier travail, j’ai accompli ___, et d’après votre description de travail, il semble que vous ayez besoin d’un travail similaire ici. C’est pourquoi je suis convaincu que je peux réussir dans ce rôle. “

Quelle est votre plus grande réussite professionnelle?

Pour y répondre, choisissez une réalisation, idéalement quelque chose des 3-4 dernières années, et expliquez comment vous avez travaillé dur et utilisé vos forces pour atteindre votre objectif. Parlez également du résultat ou du résultat obtenu.

C’est l’une de ces questions d’entrevue d’administrateur qu’ils ne posent pas toujours, mais s’ils le font, cela semble vraiment mauvais si vous dites: “Je ne suis pas sûr.” Alors ne sautez pas cela lors de la préparation!

Plusieurs exemples de réponses peuvent être trouvés ici.

Pour quel type de patron préférez-vous travailler?

La plupart des employeurs voudront connaître le type de gestionnaire pour lequel vous aimez travailler. Ils ne se sentiront pas à l’aise de vous embaucher si vous ne semblez pas vous entendre avec l’équipe de direction.

Donc, l’un des meilleurs conseils que je puisse vous offrir est le suivant: soyez prêt à expliquer comment vous pouvez bien travailler dans une variété de styles de gestion. C’est bien s’il y a un style de gestion que vous préférez, mais assurez-vous de montrer que vous pouvez bien travailler avec tous les types de personnes lorsque vous décrivez votre gestionnaire idéal.

Quel type d’environnements de travail préférez-vous?

Il y a de fortes chances pour que l’entreprise que vous interviewez veuille s’assurer que ses assistants administratifs s’intègrent à l’environnement global du bureau. Donc, lors de l’entretien d’embauche, attendez-vous à une question à ce sujet.

Il est préférable de donner l’impression que vous pouvez bien travailler dans une variété d’environnements de travail. Par exemple, vous pourriez dire: «J’ai travaillé pour des entreprises avec des environnements très différents. Par exemple, dans mon dernier emploi, je travaillais dans un petit environnement de démarrage, gérant le calendrier de plusieurs cadres et j’ai apprécié le défi. Avant cela, j’étais dans une entreprise beaucoup plus grande et j’étais assistante administrative d’un seul cadre. C’est ainsi que l’ensemble de l’équipe administrative a travaillé dans notre département, et j’ai aussi apprécié cela.

Cet article contient plus de détails et d’exemples sur la façon de répondre.

Comment restez-vous organisé?

Ensuite, vous pouvez vous attendre à une ou deux questions sur l’organisation et les compétences en gestion du temps. C’est ne pas quelque chose que vous voulez dire que vous essayez d’améliorer; essayez de ressembler à un expert ou à quelqu’un qui est déjà très bon en organisation et en gestion du temps.

S’ils vous demandent comment vous gérez des projets complexes, des délais et des calendriers serrés, etc., il est préférable de donner l’impression que vous avez un système ou un plan que vous suivez pour chaque nouveau projet. Cela leur donnera l’assurance que vous réussirez pour eux.

C’est l’un de mes conseils préférés: donner l’impression que vous avez un système que vous suivez pour surmonter des situations et des tâches complexes. Cela est également vrai s’ils demandent «comment prenez-vous des décisions?»

De quoi étiez-vous responsable dans votre poste le plus récent?

Les employeurs apprécient toujours le travail récent, alors soyez prêt à parler de ce que vous avez fait dans votre dernier emploi.

Même si ce n’est pas lié à 100% au travail administratif (par exemple, le service client / support), vous devez toujours être prêt à montrer comment vous avez réussi et comment ces compétences vous permettront de réussir dans ce prochain travail.

Assurez-vous d’avoir fait des recherches sur l’entreprise et de lire la description de poste afin de savoir ce que ce prochain poste implique. Vous ne pouvez pas mettre en évidence les éléments les plus pertinents de votre passé si vous ne comprenez pas ce prochain emploi!

Qu’est-ce qui vous a intéressé dans ce rôle particulier?

Ensuite, vous devriez également vous attendre à ce que l’on vous demande pourquoi l’emploi a retenu votre attention ou pourquoi vous avez choisi de postuler. Dire «je suis au chômage et j’ai juste besoin d’un emploi» n’est PAS suffisant. Ayez donc une ou deux raisons spécifiques pour lesquelles vous avez choisi de postuler, en fonction de la description de poste.

Des exemples de réponses pour lesquelles vous postulez sont disponibles ici.

Ils pourraient également demander: «Pourquoi voulez-vous ce travail?» – qui est la même idée mais encore plus directe. Alors préparez-vous aussi.

Questions d'entretiens pour le poste de Admin Assistant - Pourquoi voulez-vous ce poste

Selon vous, quelles sont les compétences les plus importantes qu’un assistant administratif devrait posséder?

Il s’agit d’une autre des questions d’entrevue d’administration les plus courantes, et les employeurs le demandent pour s’assurer que vous comprenez le rôle et son objectif.

Soyez prêt à nommer deux ou trois compétences que vous jugez essentielles. Et surtout, expliquez pourquoi.

Vous devez donc formater votre réponse comme ceci: «Je crois que les compétences les plus importantes d’un assistant administratif sont la communication, le souci du détail et la capacité de travailler avec précision dans un calendrier serré. Je crois cela parce que ___. “

(Assurez-vous d’expliquer pourquoi. Cette dernière partie est essentielle).

Préparez-vous également à des questions telles que: «À votre avis, quel est le but des assistants administratifs dans une entreprise comme la nôtre?»

Il sera beaucoup plus facile de répondre si vous avez lu attentivement la description de poste, alors assurez-vous de le faire avant chaque entretien.

Avec quels systèmes logiciels avez-vous de l’expérience?

Ceci est une autre des questions d’entrevue de l’assistant d’administration à savoir pour se préparer. La plupart des membres du personnel administratif doivent utiliser un logiciel spécifique, ils voudront savoir ce que vous avez utilisé dans le passé.

Ne vous découragez pas si vous n’avez pas utilisé le logiciel exact qu’ils utilisent. Expliquez simplement ce que vous avoir travaillé avec. Assurez-vous d’inclure les logiciels de bureau (comme Excel) ainsi que les logiciels en ligne (comme Google Calendar).

Si les outils que vous avez utilisés sont différents de ceux utilisés par cet employeur, expliquez comment vous aborderiez l’apprentissage du nouveau logiciel (comme regarder des didacticiels, étudier des manuels d’utilisation, etc.). De cette façon, vous vous sentirez à l’aise que vous serai en mesure d’utiliser les ressources autour de vous pour apprendre rapidement.

Questions d’entretiens pour le poste de Behavioral Administrative Assistant

Voyons maintenant quelques questions d’entrevue basées sur des scénarios pour les assistants administratifs (également appelées questions comportementales). Ce sont des questions qui commencent par des phrases comme «Raconte-moi une situation où tu devais…» et qui nécessitent une histoire ou un exemple spécifique.

Dites-moi une fois où vous étiez dans un délai serré

Le premier type de question d’entrevue comportementale à laquelle s’attendre en tant qu’adjoint administratif est lié aux délais / horaires.

Soyez prêt à démontrer que vous êtes «éprouvé au combat» et que vous avez travaillé dans des situations de haute pression dans le passé. Cela peut aider votre équipe à réaliser un projet de dernière minute pour un client ou un client, aider votre équipe à améliorer un domaine qui causait des problèmes, etc.

Vous n’avez pas besoin de sonner comme si vous aimiez ce type de scénario, mais vous avez besoin de sonner comme si vous l’aviez vécu et que vous êtes à l’aise / prêt pour cela.

Avez-vous déjà dû jongler avec plusieurs tâches? Parlez-moi de la façon dont vous restez organisé

Ensuite, l’entreprise voudra connaître votre capacité à effectuer plusieurs tâches et à organiser plusieurs projets.

Soyez donc prêt à partager un exemple de cela aussi. Ils se sentiront beaucoup plus à l’aise de vous embaucher si vous pouvez raconter une histoire sur la façon dont vous avez réussi tout en gérant un grand nombre de tâches. Montrez que vous avez de grandes compétences en communication, que vous êtes capable de gérer et d’organiser beaucoup de «pièces en mouvement», etc.

Parlez-moi d’une fois où vous avez fait une erreur au travail. Comment as-tu géré cela?

L’entreprise voudra également savoir qu’elle embauche un candidat qui peut reconnaître les erreurs et se rétablir lorsque des erreurs se produisent. Personne n’est parfait, alors n’essayez pas d’agir comme si vous aviez une carrière sans erreur.

Au lieu de cela, montrez-leur que vous êtes un candidat honnête, franc et responsable. Parlez d’un moment où vous avez fait une erreur, comment vous vous en êtes remis en communiquant, en résolvant des problèmes, etc. Et puis comment vous avez appris de l’erreur et vous êtes assuré que cela ne se reproduise plus. C’est ce que les gestionnaires d’embauche recherchent avec cette question.

Dites-moi un moment où vous avez dû sortir des sentiers battus pour résoudre un problème difficile au travail

Les employeurs apprécient également la pensée créative, donc chaque fois que vous pouvez le démontrer dans votre recherche d’emploi est une victoire. Parfois, il vous sera demandé directement à ce sujet, alors soyez prêt à nommer un cas spécifique où vous avez dû faire un peu de réflexion pour résoudre un problème.

Montrez-leur que vous êtes un candidat capable de s’adapter et qu’ils seront plus confiants en vous faisant confiance pour travailler en tant qu’administrateur dans leur organisation.

Questions à poser lors d’un entretien avec un adjoint administratif

Outre les questions que nous avons abordées pour les assistants administratifs, vous devez également vous attendre à avoir la possibilité de poser vos propres questions. Voici de bonnes questions que vous pouvez poser:

  • “Qu’espérez-vous qu’une nouvelle personne puisse apporter à ce rôle?”
  • “Quelqu’un at-il échoué dans cette position, et pourquoi?”
  • “À quoi ressemble une journée typique?”
  • “Pouvez-vous me montrer des exemples de projets sur lesquels je travaillerais?”
  • “Combien d’interaction avec les clients ou les clients vais-je avoir?”
  • “Quelles sont les capacités les plus importantes pour une nouvelle personne dans cet emploi?”
  • “À quoi ressemblerait le succès au cours des trois premiers mois dans ce rôle?”
  • “Quels sont les plus grands défis pour une nouvelle personne dans ce rôle?”
  • “Qu’est-ce que les gens de ce travail ont fait dans l’entreprise?”
  • “Quand puis-je m’attendre à entendre des commentaires sur les prochaines étapes du processus d’embauche?”
  • “Quand pensez-vous prendre une décision d’embauche?”

Pour une liste de questions supplémentaires à poser aux employeurs, lisez cet article.

Et si vous parlez à un recruteur, voici 9 bonnes questions à poser aux recruteurs.

Ce que vous devez porter pour une entrevue avec un adjoint administratif

Vous devriez porter une tenue professionnelle ou une tenue décontractée pour votre entretien administratif. En cas de doute, habillez-vous légèrement plus formellement que vous ne le pensez. Être légèrement trop habillé ne nuira pas à vos chances d’obtenir le travail, alors qu’être légèrement sous-habillé le sera certainement.

Récapitulation: Comment se préparer à une entrevue avec un adjoint administratif

Vous devez maintenant savoir à quoi vous attendre lors d’un entretien avec un administrateur. Si vous suivez les conseils ci-dessus, vous serez bien équipé pour décrocher votre prochain poste administratif.

Pour récapituler, assurez-vous de faire TOUTES les opérations suivantes:

Tout d’abord, assurez-vous d’étudier la description de poste et de connaître leur travail avant d’entrer.

Ensuite, assurez-vous de pratiquer toutes les questions d’entrevue de l’adjoint administratif que nous avons examinées afin que vous ayez l’air confiant lorsque vous répondez. Ceci est particulièrement important pour les questions comportementales que nous avons couvertes – parce que vous devrez être prêt à nommer des situations et des scénarios spécifiques, et guider l’intervieweur à travers des histoires détaillées de ce qui s’est passé.

Et comme dernière étape – s’habiller pour réussir, s’entraîner ta poignée de mainet arrivez 5 à 10 minutes plus tôt afin de ne pas être stressé au début de votre entretien.

Nous n’avons pas couvert ces dernières étapes mineures en profondeur, donc si vous avez besoin de plus d’aide pour les étapes de préparation générale, nous avons une liste de contrôle complète pour la préparation des entretiens.





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