Dans une entreprise pour laquelle je travaillais, j’avais trois stand-up chaque matin. Cela aurait dû être cinq car à un moment donné j’ai travaillé avec quatre équipes (en faisant cinq avec l’équipe de conception) mais je ne les ai tout simplement jamais rejointes.
Voilà comment se sont déroulés mes matins habituels.
J’arrivais au bureau vers 8 h 30, un peu tôt, alors j’ai eu le temps de trier mon bureau et de vérifier mes e-mails. Mon premier standup était à 9h20. C’était le standup de conception qui aurait dû prendre environ 10 minutes mais assez souvent étendu pour doubler le temps alloué. J’ai ensuite eu 20 minutes jusqu’au prochain standup à 10h. C’était celui qui commençait toujours tard et se prolongeait généralement bien sur le temps alloué. Juste après celui-là, à 10 h 15, c’était le prochain standup. Celui-ci prenait généralement environ 15 minutes pour passer.
Au moment où j’en avais fini avec tous les standups, deux heures s’étaient écoulées. Deux heures sur huit de ma journée de travail et je n’avais rien fait et je n’avais ni le temps ni l’énergie pour voir ce sur quoi je devais commencer à travailler. Ajoutez l’heure du déjeuner et quelques réunions à l’horaire et vous ne disposez que de deux ou trois heures que vous pouvez réellement consacrer à quelque chose.
Mais j’aime les standups
Ne vous méprenez pas. Je ne fais pas partie de ceux qui pensent que les standups sont fondamentalement défectueux. Je pense qu’ils sont géniaux – lorsqu’ils sont bien faits. Mais c’est le problème, très peu d’entreprises réussissent.
L’idée de base d’un standup est: partagez avec vos coéquipiers ce sur quoi vous travaillez et s’il y a quelque chose qui vous bloque. Les standups ont donc vraiment un sens lorsqu’ils sont opportuns, lorsque l’équipe est interfonctionnelle et que tous les membres de l’équipe travaillent sur le même projet. J’irais même jusqu’à dire que c’est essentiel pour faire avancer les choses et maintenir l’élan. Mais c’est à peu près le seul cas où les standups fonctionnent bien (du moins d’après mon expérience).
Raisons pour lesquelles les Standups sucent
- Très souvent, c’est un moyen pour un manager de se synchroniser avec son équipe au lieu de rester synchronisée.
- Pour cette raison, le nombre de participants est généralement trop élevé.
- Souvent, les participants ne font pas partie de la même équipe ou au moins travaillent sur le même projet.
- Chaque participant peut faire partie de plusieurs équipes et se tenir debout avec chacune d’elles.
- Ils sont pour la plupart passifs (recevoir des informations au lieu d’une participation active) et écouter ce sur quoi neuf autres personnes travaillent est simplement ennuyeux.
- Ils se transforment souvent en discussions entre deux participants individuels et sont généralement trop longs.
- En fin de compte, les participants peuvent écouter un tas de choses sur ce que tout le monde travaille et la plupart d’entre eux ne sont pas pertinents pour eux (pour les raisons ci-dessus), ce qui en fait une perte de temps.
Amélioration des standups
En avez-vous besoin en premier lieu?
Parfois, le meilleur standup n’est pas un standup. Vous n’avez pas besoin d’un standup si vous travaillez dans une petite équipe, dans une salle dédiée où la communication est continue. Les gens soutiennent que cela ne fonctionne que dans les petites startups et les équipes en général. Chez GitLab (actuellement 250+ personnes), nous ne faisons pas de stand-up. Nous encourageons les gens à travailler de manière asynchrone et cela semble très bien fonctionner.
Comment pouvez-vous les faire de manière asynchrone?
Pourriez-vous demander aux membres de l’équipe d’écrire sur quoi ils travaillent sur votre chaîne Slack et de ne disposer d’un standup approprié que si quelqu’un est bloqué ou si une discussion rapide est nécessaire? Vous pourriez économiser beaucoup d’énergie pour beaucoup de gens qui pourraient déjà travailler entre-temps.
Pouvez-vous les minimiser pour que chaque personne ait un seul standup par jour?
Ce qui m’a le plus tué dans l’expérience que j’ai décrite ci-dessus, c’est que j’ai dû assister à tant de stand-up. Le fait que j’ai passé deux heures au travail à ne rien produire est rapidement devenu frustrant pour moi. Si vous avez des personnes réparties dans plusieurs équipes, vous devriez probablement repenser votre structure organisationnelle de toute façon.
Faites-les courts
Si vous avez vraiment besoin d’avoir des standups, faites-les courts. Chaque personne ne devrait avoir qu’une minute pour partager sur quoi elle travaille. Toute discussion de suivi devrait avoir lieu après, uniquement entre les personnes liées au sujet.
Réduisez le nombre de participants
Si vous avez des prises de position avec des groupes de plus de sept personnes, vous vous trompez. Supposons que vous fassiez un standup avec neuf autres personnes. Disons également que vous ne suivez pas les conseils ci-dessus et laissez les gens parler librement pendant plus d’une minute. Si chacune des personnes impliquées parle pendant deux minutes en moyenne, vous vous retrouvez avec des relevés de 20 minutes. C’est beaucoup trop. Sept participants, chacun parlant pendant une minute, ne prendront que sept minutes au total (65% de moins) et vous pourrez tous retourner au travail.
Être cohérent
S’il y a un standup, il y a un standup. Ne laissez pas les gens deviner si le stand-up se produit ou non. D’après mon expérience, les standups seraient annulés plusieurs fois à l’insu des participants. Au lieu d’attendre que cela se produise, ils auraient déjà pu commencer à travailler (il est difficile de s’engager dans des tâches plus importantes lorsque vous savez que vous avez une réunion dans 10 minutes).
Conclusion
Les standups ne sont pas fondamentalement défectueux. L’idée de base est bonne – c’est un moyen rapide et facile pour l’équipe de rester synchronisée, d’identifier les blocs tôt et de planifier d’autres discussions si nécessaire. Le problème avec eux est qu’ils ne sont pas exécutés correctement la plupart du temps. Toutes les entreprises et toutes les équipes n’ont pas non plus besoin d’un stand-up. Ce n’est pas une solution hipster, unique pour les managers qui résoudra la plupart de leurs problèmes. Ce n’est pas une solution miracle, c’est un outil qui, comme la plupart, est mieux utilisé dans certaines contraintes. Il est temps que nous commencions à l’utiliser en tant que tel.
